1. PROCESSING AND CONTACTS

The controller of the processing of personal data (hereinafter the Data Controller) is:
Studio Congressi s.r.l., with registered office in Viale della Libertà 17, 27100 Pavia (IT)
email: info@studio-congressi.com
PEC: studio-congressi@legalmail.it
Tel. +39 0382 21424

Any requests relating to the processing of personal data (including the exercise of the rights referred to in paragraph 9) may be sent to the above addresses.

2. PROTECTION OF DATA PROTECTION (DPO)

Studio Congressi s.r.l.: appointed a Data Protection Officer (DPO), contactable at email info@studio-congressi.com;

3. TYPE OF DATA PROCESSED

In relation to your participation in continuing training courses in medicine (ECM), the Data Controller processes the following categories of personal data:

• Identification and contact data: first name, last name, tax code, email address, phone number, home or home address, institution/home building.
• Occupational data: health profession, Order/Albo membership, registration number, role/qualification, health structure or body of belonging, any information relating to the professional position or the specialization area.
• Data relating to participation in the ECM courses: courses in which you enrolled and participated, date and duration of events, recorded attendance, learning test results, issued certificates, matured ECM credits.
• Navigation and use data of platforms (if applicable): access logs to online platforms, session identifiers, IP address, data relating to the use of online services necessary for the provision of distance courses.

4. FINALITY OF TREATMENT AND LEGAL BASIS

I Your personal data will be processed for the following purposes and on the basis of the corresponding legal basis:

Management of registration and participation in ECM courses

• management of information requests;
• registration and confirmation of registration;
• attendance management (also through signature logs or electronic systems);
• issue of the certificates of participation.
• Legal basis:execution of a contract of which you are a party or pre-contractual measures adopted on your request (art. 6, par. 1, letter b) GDPR).

ECM system related requirements

• communication of the data necessary to Ministry of Health, Lombardy Region and other competent bodies for the accreditation ECM;
• management and registration of accrued ECM credits; compliance required by ECM law and the provisions of the competent authorities.
• Legal basis:fulfillment of legal obligations to which the Data Controller is subject (art. 6, par. 1, lit. c) GDPR) and carrying out tasks of public interest by the Health Authorities (art. 6, par. 1, lit. e) GDPR, in conjunction with national law of industry).

Administrative, accounting and tax requirements

• Invoicing, accounting records, tax and civilian requirements related to the organization and participation in ECM courses.
• Legal basis:fulfilment of legal obligations to which the Data Controller is subject (art. 6, par. 1, lit. c) GDPR).

Management of any disputes and protection of the rights of the Owner

• management of complaints, disputes, judicial or extrajudicial litigation; prevention and contrast of any unlawful conduct.
• Legal basis:legitimate interest of the Data Controller to protect its rights (art. 6, par. 1, letter f) GDPR).

Sending communications related to ECM courses similar to those already attended ("soft marketing")

• by email of information about ECM courses organized by the Owner and considered of possible interest according to those already attended, except your opposition.
• Legal basis:legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR), nel rispetto della normativa in materia di comunicazioni elettroniche, fermo restando il Suo diritto di opposizione in qualsiasi momento.

Invio di comunicazioni promozionali su corsi e iniziative diverse o ulteriori rispetto a quelle già frequentate (se previsto)

• invio di newsletter e comunicazioni promozionali su corsi e iniziative formative ulteriori.
• Legal basis:Suo consenso esplicito (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), prestato, ad esempio, tramite apposita casella di spunta.

Il mancato conferimento dei dati necessari per le finalità di cui ai punti 1, 2 e 3 comporta l’impossibilità di gestire la Sua iscrizione ai corsi ECM e di attribuire i relativi crediti. Il mancato conferimento dei dati o del consenso per le finalità di marketing di cui ai punti 5 e 6 non pregiudica in alcun modo la Sua partecipazione ai corsi.

5. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati avviene:

• con strumenti cartacei e informatici/telematici;
• nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza;
• mediante misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati e a prevenire perdite, usi illeciti o accessi non autorizzati.

I dati sono registrati e conservati su sistemi informatici e, se del caso, su server cloud gestiti da fornitori nominati responsabili del trattamento.

6. DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI

Nell’ambito delle finalità sopra indicate, i Suoi dati potranno essere comunicati a:

• Ministero della Salute, Regione Lombardia e altri enti competenti in materia ECM per l’accreditamento degli eventi e la gestione/attribuzione dei crediti ECM.
• Enti accreditanti, organismi di controllo e Autorità competenti per verifiche e controlli connessi al sistema ECM o ad altri obblighi normativi.
• Società che forniscono servizi informatici e di gestione delle piattaforme fornitori di piattaforme per l’iscrizione, la gestione delle presenze, l’erogazione di corsi online (FAD, webinar), servizi di hosting e cloud, manutenzione dei sistemi, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
• Consulenti e professionisti consulenti amministrativi, fiscali, legali, nei limiti necessari all’esecuzione dei relativi incarichi, anch’essi nominati, ove richiesto, responsabili del trattamento.
• Autorità ed enti pubblici soggetti cui la comunicazione sia dovuta per obbligo di legge, regolamento o normativa comunitaria, o su richiesta motivata delle Autorità.

I soggetti sopra indicati trattano i dati, a seconda dei casi, in qualità di titolari autonomi o di responsabili del trattamento debitamente nominati dal Titolare.

7. TRASFERIMENTO DI DATI VERSO PAESI TERZI

In linea generale, i Suoi dati non sono trasferiti verso Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, per esigenze tecniche (ad esempio, utilizzo di fornitori di servizi cloud o piattaforme con server extra UE), si rendesse necessario un trasferimento verso Paesi terzi, tale trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea;
• oppure clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione Europea;
• oppure altre garanzie adeguate previste dalla normativa.

In tali casi, il Titolare adotterà tutte le misure opportune per garantire un livello di protezione dei dati adeguato.

8. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, in particolare:

• Gestione iscrizione e partecipazione ai corsi ECM:per tutta la durata del corso e, successivamente, per il tempo necessario a dimostrare la corretta esecuzione delle prestazioni e l’adempimento degli obblighi connessi (indicativamente fino a 10 anni dalla conclusione del corso, salvo termini diversi previsti dalla normativa ECM o da disposizioni delle Autorità).
• Adempimenti ECM e comunicazioni a Ministero/Regione:per il periodo richiesto dalla normativa applicabile e/o dalle disposizioni delle Autorità competenti, nel rispetto dei termini di legge e delle regole di accreditamento.
• Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali:per i termini previsti dalla normativa civilistica e fiscale (attualmente fino a 10 anni).
• Gestione di eventuali controversie:per il tempo necessario alla tutela dei diritti del Titolare, in conformità ai termini di prescrizione applicabili.
• Finalità di marketing e invio di comunicazioni su corsi ECM:fino alla revoca del consenso o all’esercizio del diritto di opposizione e, in ogni caso, non oltre 24 mesi dall’ultima interazione utile.

Per finalità di invio di comunicazioni su altri corsi ECM, fino a Sua opposizione o revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione utile. Scaduti i termini di conservazione sopra indicati, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati solo se e nella misura strettamente necessaria per ulteriori finalità legittime (es. obblighi di legge, contenziosi in corso).

9. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli di iscrizione è necessario per:

• gestire la Sua richiesta di partecipazione ai corsi ECM;
• adempiere agli obblighi ECM e agli obblighi di legge connessi;
• attribuire e registrare i crediti ECM maturati.

In mancanza del conferimento di tali dati, non sarà possibile procedere con l’iscrizione e la partecipazione ai corsi, né attribuire i relativi crediti ECM.

• Il conferimento dei dati e/o del consenso per finalità di marketing (invio di newsletter e comunicazioni promozionali su altri corsi ECM) è facoltativo: il mancato conferimento non pregiudica la Sua partecipazione ai corsi.

10. DIRITTI DELL’INTERESSATO

In qualità di interessato, Lei ha il diritto di:

• Accesso:ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguarda e, in tal caso, accedere ai dati e riceverne copia.
• Rettifica:ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti.
• Cancellazione:ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano nei casi previsti dalla normativa.
• Limitazione del trattamento:ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR.
• Portabilità dei dati:ricevere i dati in formato strutturato.
  Opposizione: opporsi al trattamento basato su legittimo interesse.
• Revoca del consenso:revocare il consenso eventualmente prestato, in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

  Per esercitare i Suoi diritti può inviare una richiesta scritta a: privacy@studio-congressi.com o agli altri recapiti indicati al paragrafo 1.

  11. DIRITTO DI RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

  Qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati personali violi la normativa, Lei ha il diritto di proporre reclamo alGarante per la protezione dei dati personali(www.garanteprivacy.it).

  12. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI E PROFILAZIONE

  I Suoi dati non sono oggetto di processi decisionali automatizzati né di profilazione in senso stretto.
  Eventuali analisi delle preferenze formative sono svolte nel rispetto dei Suoi diritti.

  13. RIMANDO ALLE VIGENTI NORME

  Per tutto quanto non previsto dal presente modulo, si rimanda alle vigenti norme in materia.

  Studio Congressi Srl