1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E CONTATTI

Il titolare del trattamento dei dati personali (da qui in poi Titolare) è:
Studio Congressi s.r.l., con sede legale e operativa in Viale della Libertà 17, 27100 Pavia (IT)
email: info@studio-congressi.com
PEC: studio-congressi@legalmail.it
Tel. +39 0382 21424

Eventuali richieste relative al trattamento dei dati personali (incluso l’esercizio dei diritti indicati al paragrafo 9) possono essere inviate ai recapiti sopra indicati.

2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DPO)

Studio Congressi s.r.l.: ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), contattabile all’indirizzo email info@studio-congressi.com;

3. TIPOLOGIE DI DATI TRATTATI

In relazione alla Sua partecipazione ai corsi di formazione continua in medicina (ECM), il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo email, numero di telefono, eventuale indirizzo di residenza o domicilio, ente/struttura di appartenenza.
• Dati professionali: professione sanitaria, Ordine/Albo di appartenenza, numero di iscrizione, ruolo/qualifica, struttura sanitaria o ente di appartenenza, eventuali informazioni relative alla posizione professionale o all’area di specializzazione.
• Dati relativi alla partecipazione ai corsi ECM: corsi a cui si è iscritto e ha partecipato, data e durata degli eventi, presenze rilevate, risultati di test di apprendimento, attestati rilasciati, crediti ECM maturati.
• Dati di navigazione e di utilizzo delle piattaforme (se applicabile): log di accesso alle piattaforme online, identificativi di sessione, indirizzo IP, dati relativi all’utilizzo dei servizi online necessari per l’erogazione dei corsi a distanza.

4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE

I Suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità e sulla base delle corrispondenti basi giuridiche:

Gestione dell’iscrizione e della partecipazione ai corsi ECM

• gestione delle richieste di informazioni;
• registrazione e conferma dell’iscrizione;
• gestione delle presenze (anche tramite registri firme o sistemi elettronici);
• rilascio degli attestati di partecipazione.
• Base giuridica: esecuzione di un contratto di cui Lei è parte o di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR).

Adempimenti connessi al sistema ECM

• comunicazione dei dati necessari a Ministero della Salute, Regione Lombardia e altri enti competenti per l’accreditamento ECM;
• gestione e registrazione dei crediti ECM maturati; adempimenti richiesti dalla normativa ECM e dalle disposizioni delle Autorità competenti.
• Base giuridica: adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR) e svolgimento di compiti di interesse pubblico da parte delle Autorità sanitarie (art. 6, par. 1, lett. e) GDPR, in combinato con la normativa nazionale di settore).

Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali

• fatturazione, registrazioni contabili, adempimenti fiscali e civilistici connessi all’organizzazione e alla partecipazione ai corsi ECM.
• Base giuridica: adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).

Gestione di eventuali controversie e tutela dei diritti del Titolare

• gestione di reclami, contestazioni, contenziosi giudiziali o stragiudiziali; prevenzione e contrasto di eventuali comportamenti illeciti.
• Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).

Invio di comunicazioni relative a corsi ECM analoghi a quelli già frequentati (“soft marketing”)

• invio via email di informazioni su corsi ECM organizzati dal Titolare e ritenuti di possibile interesse in base a quelli già frequentati, salvo Sua opposizione.
• Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR), nel rispetto della normativa in materia di comunicazioni elettroniche, fermo restando il Suo diritto di opposizione in qualsiasi momento.

Invio di comunicazioni promozionali su corsi e iniziative diverse o ulteriori rispetto a quelle già frequentate (se previsto)

• invio di newsletter e comunicazioni promozionali su corsi e iniziative formative ulteriori.
• Base giuridica: Suo consenso esplicito (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), prestato, ad esempio, tramite apposita casella di spunta.

Il mancato conferimento dei dati necessari per le finalità di cui ai punti 1, 2 e 3 comporta l’impossibilità di gestire la Sua iscrizione ai corsi ECM e di attribuire i relativi crediti. Il mancato conferimento dei dati o del consenso per le finalità di marketing di cui ai punti 5 e 6 non pregiudica in alcun modo la Sua partecipazione ai corsi.

5. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati avviene:

• con strumenti cartacei e informatici/telematici;
• nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza;
• mediante misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati e a prevenire perdite, usi illeciti o accessi non autorizzati.

I dati sono registrati e conservati su sistemi informatici e, se del caso, su server cloud gestiti da fornitori nominati responsabili del trattamento.

6. DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI

Nell’ambito delle finalità sopra indicate, i Suoi dati potranno essere comunicati a:

• Ministero della Salute, Regione Lombardia e altri enti competenti in materia ECM per l’accreditamento degli eventi e la gestione/attribuzione dei crediti ECM.
• Enti accreditanti, organismi di controllo e Autorità competenti per verifiche e controlli connessi al sistema ECM o ad altri obblighi normativi.
• Società che forniscono servizi informatici e di gestione delle piattaforme fornitori di piattaforme per l’iscrizione, la gestione delle presenze, l’erogazione di corsi online (FAD, webinar), servizi di hosting e cloud, manutenzione dei sistemi, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
• Consulenti e professionisti consulenti amministrativi, fiscali, legali, nei limiti necessari all’esecuzione dei relativi incarichi, anch’essi nominati, ove richiesto, responsabili del trattamento.
• Autorità ed enti pubblici soggetti cui la comunicazione sia dovuta per obbligo di legge, regolamento o normativa comunitaria, o su richiesta motivata delle Autorità.

I soggetti sopra indicati trattano i dati, a seconda dei casi, in qualità di titolari autonomi o di responsabili del trattamento debitamente nominati dal Titolare.

7. TRASFERIMENTO DI DATI VERSO PAESI TERZI

In linea generale, i Suoi dati non sono trasferiti verso Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, per esigenze tecniche (ad esempio, utilizzo di fornitori di servizi cloud o piattaforme con server extra UE), si rendesse necessario un trasferimento verso Paesi terzi, tale trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea;
• oppure clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione Europea;
• oppure altre garanzie adeguate previste dalla normativa.

In tali casi, il Titolare adotterà tutte le misure opportune per garantire un livello di protezione dei dati adeguato.

8. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, in particolare:

• Gestione iscrizione e partecipazione ai corsi ECM: per tutta la durata del corso e, successivamente, per il tempo necessario a dimostrare la corretta esecuzione delle prestazioni e l’adempimento degli obblighi connessi (indicativamente fino a 10 anni dalla conclusione del corso, salvo termini diversi previsti dalla normativa ECM o da disposizioni delle Autorità).
• Adempimenti ECM e comunicazioni a Ministero/Regione: per il periodo richiesto dalla normativa applicabile e/o dalle disposizioni delle Autorità competenti, nel rispetto dei termini di legge e delle regole di accreditamento.
• Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali: per i termini previsti dalla normativa civilistica e fiscale (attualmente fino a 10 anni).
• Gestione di eventuali controversie: per il tempo necessario alla tutela dei diritti del Titolare, in conformità ai termini di prescrizione applicabili.
• Finalità di marketing e invio di comunicazioni su corsi ECM: fino alla revoca del consenso o all’esercizio del diritto di opposizione e, in ogni caso, non oltre 24 mesi dall’ultima interazione utile.

Per finalità di invio di comunicazioni su altri corsi ECM, fino a Sua opposizione o revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione utile. Scaduti i termini di conservazione sopra indicati, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati solo se e nella misura strettamente necessaria per ulteriori finalità legittime (es. obblighi di legge, contenziosi in corso).

9. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli di iscrizione è necessario per:

• gestire la Sua richiesta di partecipazione ai corsi ECM;
• adempiere agli obblighi ECM e agli obblighi di legge connessi;
• attribuire e registrare i crediti ECM maturati.

In mancanza del conferimento di tali dati, non sarà possibile procedere con l’iscrizione e la partecipazione ai corsi, né attribuire i relativi crediti ECM.

• Il conferimento dei dati e/o del consenso per finalità di marketing (invio di newsletter e comunicazioni promozionali su altri corsi ECM) è facoltativo: il mancato conferimento non pregiudica la Sua partecipazione ai corsi.

10. DIRITTI DELL’INTERESSATO

In qualità di interessato, Lei ha il diritto di:

• Accesso: ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguarda e, in tal caso, accedere ai dati e riceverne copia.
• Rettifica: ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti.
• Cancellazione: ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano nei casi previsti dalla normativa.
• Limitazione del trattamento: ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR.
• Portabilità dei dati: ricevere i dati in formato strutturato.
  Opposizione: opporsi al trattamento basato su legittimo interesse.
• Revoca del consenso: revocare il consenso eventualmente prestato, in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

  Per esercitare i Suoi diritti può inviare una richiesta scritta a: privacy@studio-congressi.com o agli altri recapiti indicati al paragrafo 1.

  11. DIRITTO DI RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

  Qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati personali violi la normativa, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

  12. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI E PROFILAZIONE

  I Suoi dati non sono oggetto di processi decisionali automatizzati né di profilazione in senso stretto.
  Eventuali analisi delle preferenze formative sono svolte nel rispetto dei Suoi diritti.

  13. RIMANDO ALLE VIGENTI NORME

  Per tutto quanto non previsto dal presente modulo, si rimanda alle vigenti norme in materia.

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